为了促进异地商会发展，秘书处需要加强内部管理，工作有计划，实施要具体，事后须总结。通过专业化的服务，将大大提升秘书处工作水平，增强异地商会的服务能力，从而打造出优秀的异地商会。

    一、加强内部管理，制订管理制度

虽然秘书处工作人员很少，但也需要加强内部管理，制订各项制度，规范日常工作行为，逐步朝向专业化之路发展。内部管理既包括专职人员的管理，也包括兼职人员的管理。

一是要制订考勤制度。对秘书处工作人员上下班、请假和休假等必须要做好明确规定，让工作人员有章可循。

二是要制订薪资及奖罚制度。要让工作人员了解薪资构成，是否有增加工资的空间和职务晋升的空间；实行奖勤罚懒，奖罚分明，从而提高工作人员的工作积极性。

三是要制订会议制度。明确会议职责，严格会议纪律，做好会前准备工作、会中具体落实和会后总结反馈工作。

四是要制订财务管理制度。让秘书处工作人员知道哪些该花，哪些不该花，哪些只需要简单审批，哪些需要开会研究，及时对外公布财务收支情况。

五是要制订档案管理制度。异地商会各项服务和活动均需要建立电子版和纸质版档案，以备宣传、总结和查询之用。

六是要制订保密制度。异地商会有些事情可以对外公开，有些事情暂时还不能公开，这就需要提升秘书处工作人员的保密意识。

二、制订工作计划，分解工作任务

异地商会工作需要制订工作计划交由理事会讨论通过，再由秘书处具体落实。

工作计划内容包括举办活动、常规服务、召开会议、开展培训、发展会员、收缴会费等等。工作任务可以用数字来反映出来，并可根据情况，将工作任务分解到每个部门，甚至具体到每个人。

按照时间长短，工作计划一般分为三类：

1、年度计划。根据异地商会实际情况制订年度计划，计划内容可以明确具体的工作任务和工作目标。秘书处围绕工作任务开展各项工作，可以保证工作有条不紊。年末可根据任务完成情况，举办一场总结表彰会，邀请所有会员参加，让大家都知道秘书处做了哪些事情；同时可提炼工作经验和做法，找出工作存在的不足，提出今后工作建议，在大会上表彰优秀会员和秘书处先进工作者。

2、月计划。围绕全年计划，将任务分解到每个月，明确当月需要完成哪些工作任务。月初可以召开秘书处工作会议，部署工作内容。

3、周计划。秘书处根据当月工作计划，制订更为详细的周计划，以确保各项工作按时完成。每周可以组织工作人员召开例会，针对服务工作情况进行总结。特别是在服务过程中需要反馈信息的，要及时做好反馈工作。

有些异地商会根据发展的需要，制订了五年工作计划或者长期工作计划，这些都十分有利于异地商会今后工作。

有了工作计划，异地商会工作就会有条不紊地进行，工作人员知道什么时候该干什么，怎么干，工作效率就会大大提高，专业性就会越来越强。

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